Polityka prywatności Magazyn i Droga Logistyka

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Magazyn i Droga Logistyka (dalej: „Spółka”, „Administrator”) w związku z działalnością w sektorze transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Magazyn i Droga Logistyka z siedzibą na terytorium Polski, działająca zgodnie z przepisami prawa polskiego oraz prawa Unii Europejskiej, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

1.3. Polityka ma zastosowanie do danych osobowych klientów, kontrahentów, kierowców, dostawców, użytkowników serwisu internetowego, osób kontaktujących się ze Spółką oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z działalnością Magazyn i Droga Logistyka.

2. Zakres przetwarzanych danych

2.1. W zależności od charakteru relacji i świadczonych usług możemy przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, PESEL (jeśli jest niezbędny), stanowisko;
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numery telefonów, adres zamieszkania lub siedziby, adres do korespondencji;
• dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: dane nadawcy, odbiorcy, dane kierowców, numery rejestracyjne pojazdów, numery listów przewozowych, numery zleceń oraz inne dane konieczne do organizacji przewozu i magazynowania;
• dane rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane do faktur, informacje o dokonanych płatnościach;
• dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, pliki cookie, logi serwera, dane związane z korzystaniem z serwisu internetowego;
• dane dotyczące rekrutacji: informacje zawarte w CV, liście motywacyjnym i innych dokumentach aplikacyjnych.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji usługi lub odpowiedzi na zapytanie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

(a) Zawarcie i realizacja umów transportowych, logistycznych, magazynowych lub innych umów z nami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – m.in. obsługa zleceń, organizacja przewozu, nadzór nad przesyłkami, wystawianie dokumentów przewozowych, faktur i rozliczeń.

(b) Wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, przepisów prawa transportowego i celnego, przepisów dotyczących czasu pracy kierowców oraz ewidencji dokumentów.

(c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), takich jak:

• zapewnienie bezpieczeństwa usług transportowych i magazynowych;
• dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami;
• prowadzenie analiz i statystyk dotyczących działalności transportowo‑logistycznej;
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych;
• kontakt z klientami, kontrahentami i partnerami biznesowymi;
• marketing bezpośredni własnych usług (z poszanowaniem przepisów o komunikacji elektronicznej).

(d) Na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w przypadkach, gdy jest ona wymagana, np. przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną, udział w wybranych akcjach promocyjnych lub marketingowych. Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

(e) Prowadzenie procesów rekrutacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a, b i f RODO) – w tym ocena kwalifikacji kandydatów i wybór odpowiednich osób do zatrudnienia lub współpracy.

4. Źródła danych

4.1. Dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez formularze, umowy, korespondencję elektroniczną i tradycyjną, rozmowy telefoniczne) oraz pośrednio, m.in. od kontrahentów, partnerów, podwykonawców lub z publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG).

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do celów wskazanych w niniejszej Polityce:

• podwykonawcy i partnerzy świadczący usługi na naszą rzecz lub w naszym imieniu (np. inni przewoźnicy, operatorzy logistyczni, firmy magazynowe, agencje celne, firmy spedycyjne, firmy IT, dostawcy rozwiązań telematycznych, firmy księgowe, kancelarie prawne, firmy windykacyjne);
• instytucje publiczne i organy administracji (np. organy podatkowe, służby celne, sądy, policja, organy ścigania) – gdy jest to wymagane przepisami prawa;
• operatorzy systemów płatniczych i banki – w zakresie niezbędnym do realizacji płatności;
• inni uczestnicy łańcucha dostaw, gdy wymaga tego realizacja umowy transportowej lub logistycznej.

5.2. W każdym przypadku przekazanie danych odbywa się z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz wyłącznie w granicach niezbędnych do realizacji konkretnego celu.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

6.1. Co do zasady przetwarzamy dane osobowe na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku konieczności przekazania danych do państw trzecich (poza EOG), np. w związku z realizacją międzynarodowych usług transportowych, przekazanie to następuje zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• standardowych klauzul umownych;
• innych właściwych instrumentów zapewniających odpowiedni poziom ochrony danych.

7. Okres przechowywania danych

7.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz terminów przedawnienia roszczeń.

7.2. W szczególności:

• dane związane z zawarciem i realizacją umów – przez czas trwania umowy i przez okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających oraz czas wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane przetwarzane na potrzeby rozliczeń podatkowych i księgowych – przez okres wymagany odpowiednimi przepisami (co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego);
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu wycofania zgody lub realizacji celu, dla którego została udzielona, a następnie przez okres niezbędny dla zabezpieczenia roszczeń;
• dane kandydatów do pracy – co do zasady przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany w tej zgodzie.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

8.1. Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania kopii danych;
• prawo sprostowania (poprawiania) danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przez RODO;
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia zgody.

8.2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych przez Magazyn i Droga Logistyka (np. adres e‑mail, adres korespondencyjny, numer telefonu podany w umowach lub serwisie internetowym).

8.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy prawa.

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

9.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym naruszeniem.

9.2. Do przetwarzania danych dopuszczamy wyłącznie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania poufności oraz podmioty przetwarzające, z którymi zawarliśmy stosowne umowy.

9.3. Regularnie weryfikujemy stosowane środki bezpieczeństwa i dostosowujemy je do aktualnych zagrożeń oraz wymogów prawnych związanych z branżą transportu i logistyki.

10. Pliki cookie i technologie podobne

10.1. Nasz serwis internetowy może wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony, dostosowania treści do preferencji użytkownika, prowadzenia statystyk i analizy ruchu.

10.2. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami plików cookie w swojej przeglądarce internetowej, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookie może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

11.1. Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie.

11.2. Jeżeli w przyszłości takie działania byłyby wprowadzone, poinformujemy o tym odrębnie, wskazując podstawę prawną, zakres i możliwe konsekwencje.

12. Zmiany Polityki prywatności

12.1. Niniejsza Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu dostosowania do zmian w przepisach prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w sposobie przetwarzania danych przez Magazyn i Droga Logistyka.

12.2. Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana w sposób przyjęty przez Spółkę (np. na stronie internetowej), z odpowiednim wskazaniem daty wejścia zmian w życie.

13. Kontakt z Administratorem

13.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw osób, których dane dotyczą, można kontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych udostępnionych przez Magazyn i Droga Logistyka na oficjalnych kanałach komunikacji (np. strona internetowa, dokumenty umowne, korespondencja).